5 мита за писането на бизнес имейли

Мислите ли, че владеете етикета на бизнес имейлите? Често дори и служители с отлични познания на английски език не могат да се справят с многобройните изисквания на воденето на дигитална кореспонденция. От друга страна, често срещани грешки като ненаписана тема или неправилно обръщение могат да застрашат връзката ви с вашите контакти. Проверете какво е разбирането ви с краткия тест на BRITANICA.

1) Писането на имейли не се различава от писането на писма на хартия:

Agree

5

4

3

2

1

Disagree

 

2) Темата е най-важната част от имейла:

Agree 

5

4

3

2

1

Disagree

 

3) Ако умеете да говорите на английския, значи умеете да пишете имейли:

Agree

5

4

3

2

1

Disagree

 

4) Богата лексика ще ви помогне да пишете по-добри работни имейли:

Agree

5

4

3

2

1

Disagree

 

5) Сутринта е най-доброто време за изпращане на имейл:

Agree

5

2

3

2

1

Disagree

 

Коментари:

Писането на имейли не се различава от писането на писма на хартия

Отчасти. И двете са форма на писмена комуникация, което означава, че за да пишете добри имейли трябва да умеете да прилагате лексикалните и граматичните норми на английски език. Въпреки това, всяка платформа има свой собствен етикет, който трябва да спазите, ако искате комуникацията да бъде успешна. Бизнес писмата изискват строго официален регистър. Прието е те да завършват с обръщения като „Yours sincerely” и „Yours faithfully”. Деловите имейли позволяват по-разчупен стил и в някои случаи дори използването на изрази от разговорната реч. Често използвани обръщения включват „Regards”, “Kind Regards”, “Best Regards”.

 

Темата е най-важната част от имейла

Вярно. Темата помага на получателя да се ориентира кой от имейлите си да отвори най-напред и каква информация да очаква. Добра тема трябва да споменава основните детайли като за какво става въпрос и какъв е крайния срок за изпълнение на задачата. Специалисти по бизнес комуникация препоръчват да посветите 25% от времето от писането на имейла във формулиране на подходяща тема. За да може да я прочете във видимото поле за четене, тя не трябва да надвишава 40 символа или 5-7 думи. Ако задачата е спешна, можете да подчертаете това с фрази като Urgent и Answer ASAP.

 

Ако умеете да говорите на английския, значи умеете да пишете имейли

Частично вярно. За да говорите и пишете успешно се изискват сходни умения като да разбирате комуникация и да знаете и прилагате основни граматични и лексикални норми. Само че разговорният и писменият език се подчиняват на различни норми на изразяване. В разговор е допустимо да използвате неформални изрази, които биха били неуместни в официални имейли.

Не е необичайно дори хора с първи език английски да изпитват трудности да изразят посланието си във формата на имейл, въпреки своите отлични умения за устна комуникация. Причината за това е, че писането на имейли изисква да предадете посланието си ясно и стегнато, което затруднява много служители, независимо от тяхното езиково ниво. Накратко, умението да комуникирате на английски ще ви помогне във воденето на дигитална кореспонденция, но в допълнение към това трябва да усвоите и умения, специфични за писането на имейли.

 

Богата лексика ще ви помогне да пишете по-добри работни имейли

Грешно. В бизнес комуникацията има набор от лексика, която вашият подател очаква да срещне. Ако заместите често срещана дума с неин по-рядко използван синоним, получателят може да реши, че искате да кажете нещо различно от това, което нормално бихте имали предвид. Това може да е особено объркващо за читател, за когото английският е втори език. За да бъде съобщението ви разбираемо за всеки, е препоръчително да се придържате към често използвана лексика.

 

Сутринта е най-доброто време за изпращане на имейл

Вярно. Има най-голям шанс вашият имейл да бъде прочетен, ако вашият колега го получи веднага след като дойде на работа. За да бъде получен преди започване на работния ден,  имейлът трябва да бъде изпратен в късната вечер или ранната сутрин. Някои електронни пощи позволяват да задавате време на изпращане, като така имейлът ви ще бъде получен в оптималния времеви период.

 

Още полезни съвети за писането на имейли можете да прочетете в тази статия. Повече за специализираните ни модули (развиващи определено умение), насочени към корпоративни клиенти, може да видите тук. Допълнителна информация можете да получите на email corporate@britanica-edu.org или на телефон + 359 2 466 66 94.